Urusan legalisir dokumen kependudukan di Bantul sekarang nggak perlu lagi bolak-balik ke kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil) Kabupaten Bantul. Lewat aplikasi Dukcapil Smart Bantul, warga tinggal buka browser dari HP, tanpa perlu antre atau buang-buang waktu di lokasi. Perlu dicatat, layanan legalisir ini khusus diperuntukkan bagi warga yang berdomisili di Kabupaten Bantul.
Cara mengaksesnya cukup cepat. Pemohon cukup mengakses laman dukcapilonline.bantulkab.go.id, masuk dengan akun yang sudah terdaftar, lalu klik ikon garis tiga di pojok kiri atas dan pilih menu Legalisir, tepatnya submenu Pengajuan Legalisir. Dari situ, tinggal pilih jenis dokumen yang mau dilegalisir, mulai dari Akta Kelahiran, Akta Kematian, Kartu Keluarga, Akta Perceraian, Akta Perkawinan, Akta Luar Bantul, sampai KTP. Ada dua ketentuan penting yang wajib diperhatikan saat mengunggah: satu foto hanya untuk satu dokumen, dan pengajuan legalisir hanya berlaku untuk anggota keluarga yang masih tercatat dalam satu Kartu Keluarga (KK) yang sama.
Meski caranya gampang, permohonan legalisir bisa langsung ditolak oleh petugas apabila foto dokumen yang diunggah berantakan atau asal-asalan. Supaya permohonan lancar dan nggak bolak-balik revisi, berikut tips yang perlu diperhatikan sebelum unggah dokumen:
- Pastikan dokumen terlihat utuh satu frame penuh — Jangan sampai ada sisi dokumen yang kepotong atau nggak masuk kamera. Sebelum jepret, cek dulu apakah seluruh bagian dokumen, dari ujung ke ujung, sudah kelihatan semua di layar HP.
- Posisikan dokumen lurus, jangan miring atau terbalik — Letakkan dokumen sejajar dengan bingkai kamera. Dokumen yang difoto miring atau posisinya kebalik bakal langsung kena tolak sama sistem.
- Cari pencahayaan yang pas, jangan gelap dan jangan silau — Foto di tempat yang cahayanya cukup terang tapi nggak langsung kena sorot lampu atau matahari, karena keduanya sama-sama bikin dokumen sulit terbaca.
- Pastikan tulisan kelihatan jelas dan tidak blur — Sebelum unggah, zoom foto yang sudah diambil, terus cek apakah setiap huruf dan angka di dokumen bisa terbaca dengan jelas.
- Jangan sampai ada bagian dokumen yang ketutup — Hindari jari, bayangan tangan, atau benda lain yang menutupi sebagian dokumen saat difoto.
- Cek kerapian sebelum klik upload — Dokumen yang terlihat asal-asalan, entah karena kusut, kotor, atau hasil fotonya kurang rapi, berisiko ditolak sistem.
- Perhatikan posisi portrait atau landscape — Untuk Kartu Keluarga (KK), foto secara mendatar (landscape). Untuk KTP, KIA, dan Akta Kelahiran, foto secara berdiri (portrait). Khusus KTP dan KIA, foto bagian depan dan belakang kartu sekaligus dalam satu frame, posisi berdampingan: sisi yang ada foto wajah di sebelah kanan, sisi belakang kartu di sebelah kiri.
Keterangan foto: Ilustrasi posisi pengambilan gambar dokumen kependudukan yang benar untuk pengajuan legalisir online lewat Dukcapil Smart Bantul.
Kalau permohonan sudah diajukan dengan foto yang sesuai ketentuan, notifikasi status permohonan akan dikirim lewat email. Jadi pastikan alamat email yang didaftarkan aktif dan sesekali dicek folder spam kalau notifikasinya belum muncul. Hasil legalisir bisa langsung diunduh dalam bentuk PDF. Jangan tunda untuk segera mengunduh file tersebut karena tautan unduhannya hanya berlaku selama tujuh hari sebelum otomatis tertutup dan berkas terhapus dari sistem. Untuk memastikan dokumen itu asli, keasliannya bisa dicek lewat pindai kode QR yang ada di bagian dokumen berwarna biru.
Perlu diketahui, legalisir hanya diperlukan untuk dokumen kependudukan yang belum menggunakan format digital atau masih memakai tanda tangan dan stempel basah. Dokumen yang telah dilengkapi barcode atau QR code serta Tanda Tangan Elektronik (TTE) secara otomatis sah secara hukum sehingga tidak lagi memerlukan proses legalisir. Ketentuan ini sesuai Pasal 19 ayat (6) Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 104 Tahun 2019, yang menyebutkan bahwa dokumen Kependudukan dengan format digital dan sudah ditandatangani secara elektronik tidak memerlukan pelayanan legalisir. (ocd)
